Proses Manajemen dan Anggaran

     Penganggaran merupakan sistem perencanaan dan pengendalian yang digunakan secara luas untuk menjalankan tanggung jawab manajerial. Penganggaran merupakan salah satu alat manajemen yang berkaitan dengan fungsi perencanaan dan pengendalian untuk memenuhi tujuan perusahaan, yaitu memuaskan kebutuhan pelanggan (customer satisfaction) dan berhasil dalam persaingan.

Peran Manajemen 

     Mary Parker Follet, salah satu tokoh ilmu manajemen, mendefinisikan manajemen sebagai "seni mencapai sesuatu melalui orang lain" (the art of getting things done through the others). Manajemen juga diartikan sebagai proses merencanakan, mengorganisir, mengarahkan, dan mengendalikan kegiatan untuk mencapai tujuan organisasi (Mamduh, 2004).

     Untuk melakukan kegiatan manajemen, seorang manajer menggunakan input yang dapat diperoleh dari lingkungan seperti input sumber daya manusia (human resource), fisik, keuangan maupun informasi. Dengan pengelolaan input tersebut, manajer dapat mencapai tujuan organisasi dengan efektif dan efisien.

    Efektivitas adalah mengerjakan sesuatu yang benar. Efektivitas lebih terkait dengan pencapaian tujuan, sejauh mana organisasi bisa mencapai tujuan yang telah ditentukan. Semakin dekat organisasi ke tujuannya, semakin efektif organisasi tersebut.

      Efisien adalah kemampuan perusahaan menggunakan sumber daya dengan benar, dan tidak membuang-buang sumber daya yang tidak perlu. Pemahaman efisiensi ini tercermin dalam konsep perbandingan output input. Output merupakan hasil atau keluaran suatu proses, dan input merupakan sumber daya yang digunakan untuk menghasilkan output tersebut. Organisasi yang efisien akan berusaha memaksimalkan rasio output/input, sebaliknya jika rasio output/input semakin rendah, perusahaan semakin tidak efisien.

Proses Manajemen

Perencanaan (Planning)

      Perencanaan berarti kegiatan menetapkan tujuan organisasi dan memilih cara yang terbaik untuk mencapai tujuan tersebut. Pengambilan keputusan merupakan bagian dari perencanaan yang berarti menentukan atau memilih alternatif pencapaian tujuan dari beberapa alternatif yang ada. Perencanaan diperlukan untuk mengarahkan kegiatan organisasi. Perencanaan merupakan fungsi pertama manajemen. Perencanaan ini dilakukan secara terus-menerus karena dengan berlalunya waktu, perusahaan perlu melaksanakan perencanaan kembali dan membuat rencana-rencana baru.

Terdapat dua jenis perencanaan manajemen yang dapat diidentifikasi, yaitu :

1. Perencanaan strategik difokuskan pada tujuan perusahaan dan secara keseluruhan mempengaruhi seluruh fungsi manajemen, melibatkan konsekuensi yang menyeluruh dan jangka panjang.
2. Perencanaan taktis ini dirumuskan tujuan perusahaan untuk mengembangkan kebijakan, kinerja yang diharapkan. Dimensi waktunya mencakup jangka waktu pendek hingga menengah. Perencanaan taktis difokuskan pada tingkatan yang telah diberi wewenang dan tanggung jawab dan menyediakan informasi anggaran untuk laporan prestasi/kinerja.

Pengorganisasian (Organizing & Staffing)

     Pengorganisasian dapat diartikan sebagai kegiatan mengkoordinir sumber daya, tugas, dan otoritas diantara anggota organisasi agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan cara yang efisien dan efektif. 

Pengarahan (Leading)

     Setelah dilakukan pengorganisasian, tahap selanjutnya adalah bagaimana membuat orang-orang tersebut bekerja untuk mencapai tujuan organisasi. Manajer perlu mengarahkan orang-orang tersebut melalui kegiatan pengarahan (leading), mempengaruhi (influencing), dan memotivasi (motivating) orang tersebut untuk bekerja.

Pengendalian (Controlling)

     Elemen terakhir dari proses manajemen adalah pengendalian. Proses pengendalian dapat didefinisikan sebagai proses mengukur dan mengevaluasi kinerja aktual dari setiap bagian organisasi suatu perusahaan, kemudian melaksanakan tindakan perbaikan apabila diperlukan. Hal ini untuk menjamin bahwa perusahaan dapat mencapai sasaran, tujuan, kebijakan, dan standar yang telah ditetapkan secara efisien.

     Pengendalian bertujuan untuk melihat apakah organisasi berjalan sesuai rencana. Manajer harus selalu memonitor kemajuan organisasi. Fungsi pengendalian meliputi empat kegiatan yaitu menentukan standar prestasi, mengukur prestasi yang telah dicapai selama ini, membandingkan prestasi yang telah dicapai dengan standar prestasi, dan kemudian kembali ke fungsi perencanaan untuk periode berikutnya.

Pandangan lain berpendapat bahwa pengendalian terbagi menjadi tiga jenis pengendalian sebagai berikut :

1. Pengendalian awal ini dipergunakan sebelum kegiatan atau tindakan dilaksanakan untuk menjamin bahwa sumber daya manusia dan bahan mentah telah disiapkan dan perusahaan telah siap untuk melaksanakan kegiatan.
2. Pengendalian berjalan ini dipantau menggunakan observasi personal dan laporan terhadap aktivitas berjalan untuk menjamin bahwa tujuan dapat dicapai dan kebijakan serta prosedur telah diterapkan dengan benar selama operasi perusahaan.
3. Pengendalian umpan balik yakni memfokuskan pada hasil periode sebelumnya untuk mengendalikan aktivitas di masa datang.

Manajemen Yang Strategik

     Dalam era teknologi dan era globalisasi, perusahaan menghadapi lingkungan bisnis yang kompleks dan dinamis. Persaingan tidak lagi bersumber dari perusahaan-perusahaan sejenis dalam industri, melainkan sudah meluas dari luar industri dan luar negeri, dengan cara-cara persaingan yang kompleks.

     Untuk menghadapi lingkungan bisnis yang kompleks dan dinamis tersebut, perusahaan memerlukan tipe perencanaan yang tidak sekadar mampu merespon perubahan yang diperkirakan bakal terjadi di masa depan, melainkan lebih dari itu. Perusahaan memerlukan tipe perencanaan yang mampu menciptakan masa depan perusahaan melalui perubahan-perubahan yang dilaksanakan sejak sekarang. Dalam hal ini perusahaan perlu cara untuk menstrukturisasi kenyataan masa depan, sehingga dapat direncanakan langkah-langkah strategik yang menjadi komponen manajemen yang strategik (Mulyadi, 2007) :

1. Perencanaan laba jangka panjang (long-range profit planning)
2. Perencanaan laba jangka pendek (short-range profit planning)
3. Pengimplementasian (implementation)
4. Pengendalian/pemantauan (monitoring)

Tahap perencanaan laba jangka panjang berguna untuk menciptakan masa depan perusahaan yang strategik. Tahap ini mencakup tiga langkah :

1. Perumusan strategi, dimana strategi dirumuskan melalui empat tahap meliputi pengamatan lingkungan yang akan dimasuki perusahaan (trendwatching), analisis kekuatan dan kelemahan, serta peluang dan ancaman perusahaan (SWOT Analysis), penentuan misi, visi, tujuan, keyakinan dasar dan nilai-nilai dasar, dan penentuan strategi yang digunakan untuk mewujudkan visi.
2. Perencanaan strategik, pada langkah ini strategi yang telah ditetapkan untuk mewujudkan tujuan dan visi perusahaan kemudian diterjemahkan ke dalam sasaran-sasaran strategik.
3. Penyusunan program, yakni menjabarkan perencanaan strategik ke dalam program-program jangka panjang untuk mewujudkan sasaran-sasaran strategik yang telah ditetapkan beserta taksiran sumber daya yang diperlukan untuk dan akan diperoleh dari pelaksanaan program tersebut.

     Tahap perencanaan laba jangka pendek digunakan untuk menjabarkan program jangka panjang ke dalam rencana laba jangka pendek (anggaran). Rencana laba jangka pendek kemudian diimplementasikan dan dimonitor untuk menilai kemampuan yang telah dicapai dalam pengimplementasian anggaran dan program tersebut.

Teori Perencanaan dan Pengendalian (Planning and Control Theory)

     Manajemen seharusnya dapat merencanakan dan mengendalikan tujuan-tujuan perusahaan sehingga peran para manajer yang strategik dapat menyusun cara-cara realistik untuk mencapai tujuan-tujuan strategiknya. Manajemen harus dapat mengendalikan variabel-variabel yang dapat dikontrol (controllable variable) dan merencanakan variabel-variabel yang tidak dapat dikendalikan (uncotrollable variable) (Supriyanto, 1995).

Anggaran (Perencanaan Dan Pengendalian Laba) Sebagai Alat Manajemen

     Program perencanaan dan pengendalian laba (anggaran) merupakan suatu proses untuk membantu melaksanakan fungsi perencanaan dan pengendalian yang efektif. Aspek-aspek penting dalam konsep perencanaan dan pengendalian laba/anggaran yakni anggaran memerlukan keputusan perencanaan utama oleh manajemen, anggaran menyangkut kegiatan pengendalian yang dilakukan oleh manajemen, dan anggaran memperhatikan implikasi perilaku yang penting dalam organisasi secara keseluruhan. Secara menyeluruh, anggaran menjadi salah satu diantara pendekatan-pendekatan penting yang telah dikembangkan untuk mendukung proses manajemen yang efektif. 

Anggaran Sebagai Alat Perencanaan Manajemen

     Manfaat utama perencanaan manajemen adalah untuk menyediakan proses umpan ke depan untuk operasi dan pengendalian. Konsep umpan ke depan adalah untuk memberi petunjuk kepada setiap manajer dalam membuat keputusan harian.

Perencanaan diperlukan karena beberapa pertimbangan berikut :

1. Unit bisnis memiliki berbagai tujuan untuk dicapai. Perencanaan memberi arah pada pencapaian tersebut.
2. Sumber daya dan kapasitas unit terbatas, perencanaan menjamin efisiensi pemanfaatan sumber daya tersebut.
3. Unit bisnis menghadapi persaingan di pasar. Perencanaan mengurangi tingkat risiko kegagalan di pasar.
4. Setiap keputusan bisnis selalu berujung pada laba rugi perusahaan dan anggaran yang merencanakan hal tersebut.

     Setiap bagian dari perusahaan harus mencakup evaluasi, penilaian kembali dan berbagai variabel karena hal ini memiliki dampak yang besar terhadap perencanaan sasaran dan tujuan yang realistik, mencakup berbagai hal berikut :

1. Tujuan, pengembangan tujuan perusahaan adalah hal yang paling mendasar dari pengambilan keputusan dalam proses perencanaan.Tujuan perusahaan menyatakan secara garis besar kondisi perusahaan dalam jangka panjang. Pernyataan tujuan perusahaan menggambarkan visi, misi, keyakinan dasar, dan nilai-nilai dasar perusahaan. Tujuan menggambarkan kondisi masa depan yang diinginkan dan hasil akhir dari kegiatan perusahaan.
2. Sasaran, menggambarkan garis besar tujuan perusahaan yang difokuskan secara eksplisit dan menspesifikasikan dimensi waktu pencapaiannya, ukuran kuantitatif, dan pembagian kewenangan (otoritas).
3. Strategi, tahap berikutnya adalah perumusan strategi yang digunakan untuk menyediakan dasar pencapaian tujuan dan sasaran perusahaan. Strategi adalah cara bagaimana perusahaan mencapai tujuan-tujuannya dengan cara menyerasikan antara sumber daya dan kapabilitas yang dimiliki dengan berbagai peluang dan ancaman yang dihadapi di pasar.
4. Rencana laba, pada akhirnya tahap paling rinci dari perencanaan adalah ketika manajemen mengoperasionalkan tujuan, sasaran, dan strategi yang telah ditetapkan ke dalam rencana laba. Rencana laba adalah gambaran keuangan dan naratif mengenai hasil yang diharapkan dari implementasi keputusan. Istilah rencana laba (anggaran) digunakan karena secara eksplisit rencana ini menyatakan sasaran dalam kurun waktu dan hasil keuangan yang diharapkan (pengembalian investasi, laba, biaya) untuk setiap bagian perusahaan.

Anggaran dalam Fungsi Pengorganisasian & Pengarahan

     Anggaran merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan, sehingga pekerjaan dapat dilaksanakan selaras dalam mencapai tujuan (laba). Struktur organisasi dan pendelegasian berguna untuk membuat kerangka dimana tujuan perusahaan dapat dicapai dengan cara yang terkoordinasi dan efektif secara berkesinambungan.

     Program anggaran yang komprehensif harus dibuat menurut subunit organisasi dan ciri struktural perusahaan tersebut. Sehingga perusahaan yang dikelola dengan baik, jika dilihat dalam dimensi waktu, maka rencana proyek, rencana strategis jangka panjang, dan rencana taktis jangka pendeknya disusun berdasarkan wewenang dan tanggung jawab organisasional, atau dilakukan berdasarkan pembagian menurut lini produk maupun jasa.

Anggaran sebagai Alat Pengendalian

     Anggaran juga merupakan alat pengendalian (controlling). Fungsi utama dari pengendalian ini adalah untuk meyakinkan tercapainya tujuan, sasaran, dan standar perusahaan. Pengendalian memiliki beberapa unsur seperti observasi langsung, ekspresi lisan, memo tertulis, kebijakan dan prosedur, laporan realisasi, dan laporan kinerja. Anggaran yang komprehensif memfokuskan pada pelaporan kinerja, dan evaluasi kinerja untuk menentukan penyebab kinerja tinggi dan yang rendah.

Karakteristik penting pelaporan jinerja anggaran sebagai berikut :

1. Kinerja diklasifikasikan menurut tanggung jawab yang dibebankan, sehingga laporan harus sesuai dengan struktur organisasi.
2. Hal-hal yang dapat dikendalikan dan tidak dapat dikendalikan harus ditentukan. Kinerja manajer dinilai (diukur) di bawah wewenang dan tanggung jawab manajemen yang dapat dipengaruhinya (dapat dikendalikan oleh manajer).
3. Dibuat laporan yang tepat waktu. Untuk pengendalian yang efektif, laporan kinerja harus diterbitkan dalam periode interim seperti bulanan, mingguan atau harian.
4. Penekanan diberikan pada perbandingan antara hasil yang direncanakan dengan aktual. Laporan kinerja harus diperhatikan untuk mencari kemungkinan penyebab terjadinya perbedaan (varians).